5 Tipps um die No-Show-Rate bei Events zu minimieren

Lesezeit: 3 Minuten

Eine hohe No-Show-Rate bei Events kann für Sie als Veranstalter sowohl finanzielle als auch organisatorische Risiken mit sich bringen. Unangemeldete Ausfälle können Ihre Planung und den Erfolg des Events beeinträchtigen. In unserem Blog-Beitrag stellen wir Ihnen mitunter fünf wertvolle Tipps vor, wie Sie die No-Show-Rate minimieren und Ihre Events erfolgreicher werden.

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Was ist die No-Show-Rate?

Die No-Show-Rate bezieht sich auf Fälle, in denen Menschen zu einem Event zusagen, dann aber nicht erscheinen – ohne vorher abzusagen.

Wie wird die No-Show-Rate berechnet?

Um die No-Show-Rate zu berechnen, teilt man die Anzahl der nicht erschienenen Personen durch die Anzahl der insgesamt geplanten TeilnehmerInnen und multipliziert das Ergebnis mit 100. So erhalten Sie eine Darstellung der No-Show-Rate in Prozent.

Beispiel: Wenn bei einem Event mit 50 geplanten TeilnehmerInnen 10 Personen nicht erschienen sind, beträgt die No-Show-Rate 20% (10/50*100).

No-Show-Rate-Rechner

Welche Gründe gibt es für No-Show von TeilnehmerInnen?

Es gibt eine Vielzahl von Gründen, warum potentielle TeilnehmerInnen nicht zum Event erscheinen, darunter:

  • Vergesslichkeit: Nach der Anmeldung vergessen die potentiellen TeilnehmerInnen den Termin, besonders wenn sie keine Erinnerungen erhalten. Erinnern Sie also möglichst häufig!
  • Unvorhergesehene Umstände: Potenzielle TeilnehmerInnen sind aufgrund von Krankheit, Familiennotfällen oder anderen unvorhergesehenen Umständen kurzfristig verhindert.
  • Mangelndes Interesse: In einigen Fällen verlieren die möglichen Teilnehmer vor dem Event das Interesse und erscheinen nicht.

Welche Auswirkungen hat die No-Show-Rate für Veranstalter?

Eine hohe No-Show-Rate kann sowohl finanzielle als auch zeitliche Auswirkungen für die Veranstalter haben. Wenn Ressourcen wie Personal, Räumlichkeiten und Ausstattung für das Event reserviert wurden und dieses nicht stattfindet, führt dies zu finanziellen Verlusten, Enttäuschung und Frust beim Veranstalter. Darüber hinaus kann eine hohe No-Show-Rate dazu führen, dass andere mögliche Teilnehme aufgrund von Wartelisten vom Veranstalter nicht eingeladen werden und am Ende Plätze unbesetzt bleiben.

Hat ein Veranstalter in seiner Planung für einen Hackathon im Bereich IT-Security 30 Plätze (6 Teams a 5 Personen) vorgesehen und bekommt durch eine sehr gute Vermarktung 50 Bewerbungen, steht er vor einem Dilemma. Es müssen nämlich 20 Absagen geschickt werden – wobei auch Nachrückangebote unterbreitet werden könnten (was bei den BewerberInnen als sehr mäßig wahrgenommen wird, denn niemand ist gerne zweite Wahl). Nehmen wir an, dass kurzfristig fünf Personen absagen, dann könnten fünf nachrücken. Bleiben der Veranstaltung am Ende 5 Personen fern und erscheinen trotz Zusage nicht vor Ort, wird das Event mit fünf Teams bzw. 25 Personen durchgeführt. Da aber Verpflegung, Betreuung und Übernachtungsmöglichkeiten für 30 kalkuliert worden sind, entstehen hier ärgerliche Mehrkosten. Der Erfolg der gesamten Veranstaltung ist damit in Gefahr.

Wie kann die No-Show-Rate minimiert werden?

Um die No-Show-Rate bei Events zu minimieren, gibt es eine Reihe Möglichkeiten, die Sie als Veranstalter ergreifen können. Folgend fünf Tipps:

  • Bestätigung der Anmeldung: Indem Veranstalter eine Bestätigung der Anmeldung an die Teilnehmer versenden, können sie sicherstellen, dass diese ihre Teilnahme bestätigt haben und ihr Interesse bekunden.
  • Erinnerungen vor dem Event: Durch das Versenden von Erinnerungen via E-Mail, SMS oder Whatsapp kurz vor dem Event, können Sie als Veranstalter sicherstellen, dass die Teilnehmer das Event nicht vergessen und pünktlich erscheinen. Richten Sie für die Teilnehmer doch einen Mailtrain ein, der acht Tage vor der Veranstaltung beginnt und die Angemeldeten jeden zweiten Tag erinnert und mit wichtigen Informationen zur Veranstaltung versorgt (z.B. über Speaker, Anfahrt, Verpflegung, Programm, usw., seien Sie kreativ!).
  • Möglichkeit zur Abmeldung: Wenn Sie als Veranstalter eine einfache Möglichkeit anbieten, sich abzumelden, können Menschen, die nicht teilnehmen können, ihre Anmeldung frühzeitig stornieren. Dadurch haben andere die Chance nachzurücken.
  • Durchführen von Umfragen: Durch das Durchführen von Umfragen nach dem Event, können Sie genau herausfinden, welche Gründe Teilnehmer dazu veranlasst haben, nicht zu erscheinen und welche Maßnahmen bei der nächsten Veranstaltung von Ihnen ergriffen werden können, um dies in Zukunft zu verhindern.
  • Anmeldegebühr & Cashback: Indem Sie eine Anmeldegebühr erheben, schaffen Sie Verbindlichkeit. Bieten Sie den Teilnehmern ein Cashback Ihrer Anmeldegebühr bei Checkin an. Dies kann z.B. ein Amazon-Gutschein in der gleichen Höhe sein.

Fazit

Abschließend lässt sich sagen, dass die Reduzierung der No-Show-Rate sinnvoll ist, wenn das Event erfolgreich werden soll. Durch die Einführung von einer Anmeldgebühr sowie Cashback bei Checkin, häufigen Erinnerungen und der richtigen Kommunikationsstrategie, einfachen Absageoptionen sowie der Post-Durchführung von Umfragen, können Sie die No-Show-Rate Ihres Events reduzieren und den Erfolg Ihres Events steigern.

Der Artikel wurde zuletzt am 19. Januar 2023 durch die IT-Talents-Redaktion aktualisiert.

Christoph ist seit 2018 für IT-Talents.de tätig und beschäftig sich mit den Themen: Employer Branding und Personalmarketing im Bereich IT. Bei IT-Talents ist er für den Bereich Key Account Management und Business Development verantwortlich.

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