Unter dem Bewerbermanagement versteht man ein Segment des Recruitings. Es schließt alle Mittel, Methoden und Prozesse ein, um einen potenziellen Bewerber effizient durch einen Bewerbungsprozess zu leiten. Erfahren Sie in diesem Artikel alles Wissenswerte zum Bewerbermanagement.
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Die Aufgaben des Bewerbermanagements
Die Hauptaufgabe des Bewerbermanagements ist, geeignete Kandidaten für Ihr Unternehmen ausfindig zu machen. Es kommt nicht nur auf das Fachliche an, sondern auch auf die Chemie zwischen Unternehmen und Mitarbeiter. Damit sichern Sie sich eine langfristige Zusammenarbeit mit dem Mitarbeiter und legen zusätzlich die Basis für einen fundierten Abstimmungsprozess.
Ziele des Bewerbermanagements
Mit dem Bewerbermanagement verfolgen Sie drei Ziele: Die richtigen Kandidaten finden, Kosten und Zeit sparen sowie das Arbeitgeberimage zu verbessern. Jedes Unternehmen, das neue Mitarbeiter einstellen möchte, hat in einer gewissen Form ein Bewerbermanagement. Doch nur ein gutes, qualitatives Bewerbermanagement wird Ihr Unternehmen auf den Erfolgskurs halten.
Bewerber, die beispielsweise wochenlang in der Warteschleife hängen, helfen weder dem Kandidaten selbst noch Ihrem eigenen Team. Deshalb ist es eins der größten Ziele des Bewerbermanagements, Bewerbungen schneller bearbeiten zu können.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: So kann Bewerbermanagement funktionieren
1. Erstellen Sie eine Stellenanzeige
Nachdem Sie sich mit der zuständigen Abteilung auf benötigte Fähigkeiten, Kompetenzen und Fachwissen geeinigt haben, sollte eine Stellenanzeige geschrieben werden. Erstellen Sie anschließend mithilfe von Candidate Personas und der Candidate Journey mithilfe einer Vorlage und verschaffen Sie sich so ein besseres Bild von Ihren gewünschten Kandidaten. Definieren Sie dazu bestimmte Maßnahmen, beispielsweise das Social Media Recruiting.
2. Auf eingehende Bewerbungen reagieren
Dies fängt bei einer Bestätigungs-E-Mail für die Bewerber an. Mittlerweile gilt es als Standard für Bewerber, direkt nach dem Absenden der Bewerbung eine Bestätigungs-E-Mail zu bekommen.
3. Eingehende Bewerbungen sichten
Verteilen Sie die eingehenden Bewerbungen am besten an die verantwortlichen Führungspersonen. Vereinbaren Sie mit ihnen, welche Bewerber die formalen Kriterien für Ihre gewünschte Stelle erfüllen.
4. Interviews vereinbaren und Bewerbungsgespräche führen
Koordinieren Sie mit den verantwortlichen Personen Bewerbungsgespräche mit dem Kandidaten.
Um die geeigneten Kandidaten für Ihr Unternehmen ausfindig zu machen, sollte der Bewerber natürlich zum Unternehmen passen. Das finden Sie am besten mithilfe von sogenannten Cultural Fit heraus.
Egal, ob persönliches Gespräch oder Telefon-Interview: Der Eindruck muss am Ende für alle Beteiligten stimmen.
5. Arbeitsvertrag aufsetzen oder absagen
Sollte der Bewerber Sie überzeugt haben, informieren Sie ihn am besten per Telefon und machen ihm ein Angebot für das Arbeitsverhältnis. Anschließend verschicken Sie den Arbeitsvertrag.
Sollte der Kandidat nicht überzeugt haben, sollten Sie ihm absagen. Informieren Sie sich jedoch vorher, wie eine Absage rechtssicher und möglichst freundlich formuliert werden kann
4 Tipps, um das Bewerbermanagement in Ihrem Unternehmen geschickt zu etablieren
Wichtige Faktoren, um ein erfolgreiches Bewerbermanagement durchzuführen, sind eine kontinuierliche Bewerber-Kommunikation, Schnelligkeit und eine gute interne Abstimmung. Hier einige Tipps für Ihren Bewerberprozess:
Delegieren des Bewerbungsprozesses
Damit jeder Mitarbeiter weiß, was er zu tun hat, sollten Sie Rollen (z. B. Recruiter, Hiring Manager, Interviewer etc.) vergeben. Diese bringen unterschiedliche Ansichts- und Bearbeitungsrechte für angebotene Stellen und Bewerber mit sich. Ordnen Sie diesen Mitarbeitern anschließend spezielle Aufgaben zu.
Erstellen Sie vorab Evaluationsbögen, welche beispielsweise fachliche und persönliche Kenntnisse sowie Gesamteindruck bewerten, und versehen Sie diesen mit Skalen. Diese Bögen helfen Ihnen, ein ordentliches Feedback zu erhalten. Diese Bögen können Sie einfach mitschicken, wenn Sie Kollegen zu Interviews mit Bewerbern einladen.
Auf diesem Weg können Sie solidarisierte Bewertungen einsehen, Bewerber vergleichen und am Ende untermauerte Entscheidungen treffen.
Legen Sie Bewerberdaten zentral ab
Ist ein Bewerber einmal im System erfasst, werden seine Daten gemäß DSGVO gespeichert. Diese können im Fall einer Übernahme später sofort für den Mitarbeiter verwendet werden. Im Fall einer Absage werden diese datenschutzkonform aus dem System entfernt.
Vorlagen nutzen
Viele Bewerber bedeuten viel Schreibaufwand sowie viele E-Mails. Es geht jedoch auch anders, wenn Sie sich vorab Vorlagen erstellen und diese verwenden. Sollten Sie einmal im Urlaub sein, können berechtigte Kollegen auf die Vorlagen zugreifen und diese anschließend terminiert versenden.
Sie können beispielsweise E-Mail-Vorlagen anfertigen, die sich während des Bewerberprozesses automatisch mit den Bewerberdaten befüllen.
Interviews strukturieren
Oft gibt es in einem Bewerbungsprozess mehrere Phasen: Ein Kennenlerngespräch am Telefon, ein persönliches Treffen, ein fachliches Interview per Skype, ein Assessment etc. All diese Phasen können Sie im Vorfeld planen und dafür Mitarbeiter samt Aufgaben einteilen. Dieser Weg verhindert, dass sich ein Prozess unnötig in die Länge zieht und den möglichen neuen Mitarbeiter vergraulen.
Fazit
Nun wissen Sie, was ein Bewerbermanagement so alles mit sich bringt. Um die Hauptaufgabe, Zeit und Kosten zu sparen, erfüllen zu können, nutzen Sie die beschriebenen Tipps und erleichtern Sie sich einen langwierigen Bewerberprozess. Außerdem halten Sie neue Mitarbeiter langfristiger in Ihrem Unternehmen – dies allerdings mit der gleichen Anzahl an Personalern, welche Sie sowieso für die Auswahl eines neuen Mitarbeiters benötigen würden.
Der Artikel wurde zuletzt am 22. Dezember 2020 durch die IT-Talents-Redaktion aktualisiert.
