Die Digitalisierung macht auch vor dem Bereich des Recruitings nicht halt. Unternehmen sind deshalb darauf angewiesen, damit sie nicht hinter ihren Wettbewerbern zurückbleiben, ihre Personalgewinnungsstrategie ebenfalls digital zu gestalten. Der Recruiting-Prozess wird durch das E-Recruiting in die Onlinewelt verlagert und durch den Einsatz von bestimmten Software-Anwendungen unterstützt. E-Recruiting-Programme können die Candidate Experience verbessern.
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Was ist und kann eine Recruiting Software?
Bei einer Software für das E-Recruiting handelt es sich um ein Programm, dass im Zuge der Personalvermittlung und der Personalgewinnung zum Einsatz kommt. Softwareprogramme für das E-Recruiting sind auch unter der Bezeichnung Bewerbermanagementsystem bekannt. Durch diese verlagert sich der Prozess des Recruitings in den Online-Bereich. Der gesamte Prozess lässt sich so über eine einheitliche und benutzerfreundlich gestaltete Oberfläche organisieren und verwalten.
Es gibt unterschiedliche Kanäle des Recruitings, welche es zu erfassen gilt. Davon sind folgende Prozesse betroffen:
- Karriereseiten oder der eigenen Webseite des Unternehmens
- Jobbörsen im Internet
- soziale Medien
Die Software vereinfacht es darüber hinaus auch, auf die Daten der Bewerber über mobile Endgeräte, wie Tablets oder Smartphones zuzugreifen. Kandidaten erhalten über das mobile Recruiting damit die Möglichkeit, ihre Unterlagen über ihr Smartphone oder Tablet bequem und unkompliziert einzureichen. Auch die Personalvermittler und Recruiter sind somit nicht mehr fest an ihr Büro gebunden und sind auch von unterwegs aus in der Lage, Daten zu überprüfen und einzusehen.
Wann macht eine Recruiting-Software Sinn?
Wenn Sie sich für eine Softwarelösung für Bewerbungen entschieden haben, können Sie Ihren Bewerbungsprozess auf Online-Recruiting umstellen. Vor allem bei großen Unternehmen mit einer ständig wechselnden Vielzahl von Ausschreibungen ist die Verwendung einer professionellen Recruiting-Software angezeigt.
Diese speichert die Bewerberdaten und eingesandten Unterlagen systematisch ab und ermöglicht dadurch einen schnellen Zugriff auf die jeweils benötigten Daten. Außerdem können Unternehmen somit auch einen Bewerberpool bzw. Talentpool, auf den sie bei folgenden Stellenbesetzungen zurückgreifen können, aufbauen und bequem verwalten.
Vorteile einer Recruiting-Software
Die Nutzung einer professionellen Software für das E-Recruiting vereinfacht Prozesse deutlich. Dabei gibt das innerhalb des Recruiting-Prozesses von dem Programm unterschiedliche Aufgaben übernommen und besonders bei komplexen Prozessen so viel Zeit gespart. Die Bewerber und die Recruiter profitieren gleichermaßen von der hohen Überschaubarkeit und der Transparenz.
1. Erleichterung der Kommunikation
Bei der Verwendung einer Recruiting-Software wird die Kommunikation mit den Bewerbern und anderen Beteiligten erleichtert. So können hier automatische Antworten verschickt werden, ohne, dass ein Personalsachbearbeiter für jeden Bewerber eine individuelle E-Mail oder gar einen Brief verschicken muss.
2. Dauerhafte Profile für Bewerber
Zudem ermöglichen die Systeme das Anlegen eines eigenen Accounts, auf welchem Bewerber mitunter den aktuellen Status ihrer Bewerbung einsehen können (Talentpools). Schließlich ermöglicht das E-Recruiting inzwischen auch das Durchführen von digitalen Einstellungstest wie beispielsweise das E-Assessment-Center. Dieses wird gegenwärtig jedoch noch nicht standardmäßig verwendet.
3. Zeiteinsparungen
Ebenfalls beschleunigt die Automatisierung von manuellen Prozessen, die im Arbeitsalltag viel Zeit kosten, den Prozess des Recruitings an sich. So bleibt den Personaler mehr wertvolle Zeit für andere Aufgaben, wie beispielsweise die Candidate Experience und die Kundenbindung.
4. Qualitätssteigerung der Candidate Experience
Nicht vergessen sollten Sie, dass die Qualität der Candidate Experience steigt. Die Software stellt den Bewerber in den Mittelpunkt und der Prozess der Bewerbung menschlicher gestaltet. Es wird eine optimale Candidate Experience geschaffen, wodurch die Marke als Arbeitgeber nachhaltig profitiert. Hier gilt: Qualität statt Quantität.
5. Flexibles Arbeiten mit einem Bewerbermanagementsystem
Auch erlaubt ein effizient funktionierendes Bewerbermanagementsystem das Arbeiten auf einer globaler Ebene. Da sich die Daten in einer mobilen Cloud befinden, können diese durch die berechtigten Mitarbeiter von jedem Ort zu jeder Zeit eingesehen werden. Geographische Standorte spielen somit kaum mehr eine Rolle. Aktualisierungen werden dann ausgeführt, ohne dass es zu einer Einschränkung der laufenden Arbeitsprozesse kommt.
Kosten durch eine Recruiting-Software
Natürlich kommt es bei dem Kauf und der Individualisierung von E-Recruiting-Software auch auf das jeweilige Budget des Unternehmens an. Deshalb sollten Sie im Voraus zahlreiche Anbieter vergleichen und die eigenen Bedürfnisse genau erheben. Allerdings überwiegen trotz einem gewissen finanziellen Aufwand doch zumeist Vorteile, welche die Software für die Unternehmen bietet. Eine Investition in diesen Bereich der Digitalisierung ist mit Sicherheit kein Fehler.
Recruiting Software-Anbieter im Vergleich
Der Markt bietet natürliche eine große Auswahl an unterschiedlichen Softwareprogrammen für das E-Recruiting, die selbstverständlich alle ihre spezifischen Vor- und Nachteile aufweisen. Wir wollen drei Anbieter kurz vergleichen:
BeeSite
Das Programm BeeSite von milchundzucker hat besondere Vorteile durch seine Vielzahl an unterschiedlichen Funktionen. Der Automatisierungsgrad ist hier sehr hoch. Beispielsweise ist es möglich, Workflows anzulegen, die Absagen automatisch versenden.
Durch das CV-Parsing kann auf viele aufwendige, manuelle Arbeiten verzichtet werden, da Dokumente automatisch in die Software übernommen werden. Die Veröffentlichung von Stellenanzeigen in sozialen Netzwerken oder Jobbörsen ist durch eine praktische Multi-Posting-Funktion möglich.
Der Preis der Software richtet sich nach den gewählten zusätzlichen Optionen.
Coveto
Die Software coveto. bietet die Vorteile, dass die Software sehr intuitiv und einfach zu bedienen ist.
Zwischen den Bewerbern, den Entscheidern und den Kollegen gibt es eine Kommunikationsschnittstelle. Die personalisierte Stapelverarbeitung ist besonders praktisch, da diese große Mengen an Bewerbungen einfach verwalten kann.
Außerdem ist es möglich, Absagen automatisiert zu versenden. Ebenfalls ist ein frei verstellbares Kanban-Board verfügbar, mit dem die Workflows individuell gestaltet werden. Für Konzernkunden ist dieses Programm allerdings nicht geeignet.
Die Preise liegen pro Monat bei rund 65 Euro.
d.vinci
Eine sehr intuitive Bedienung, durch die nur eine kurze Zeit für die Einarbeitung nötig ist, bietet die Software d.vinci. Von der Konkurrenz hebt sich das Programm besonders durch seine sehr transparente Preisgestaltung hervor.
Durch vorgespeicherte Best-Practice-Workflows, können sich Recruiter direkt an die Arbeit machen. Natürlich ist auch eine individuelle Anpassung der Prozesse möglich.
Der Nachteil liegt darin, dass bei kleinen Teams die Preise nur sehr unflexibel anzupassen sind.
Fazit: Unternehmen sollten in digitale Zukunft ihres Recruitings investieren
Egal, welche Größe das Unternehmen aufweist: Eine professionelle E-Recruiting-Software bietet für alle Firmen eine Vielzahl an Vorteilen. Die finanziellen Aufwendungen für die Programme werden durch die eingesparte Zeit und die Vereinfachung des Arbeitsalltag schnell amortisiert. Auch hinsichtlich der Außenwirkung profitieren Unternehmen durch eine zukunftsorientierte, digitale Aufstellung seiner Prozesse und Abteilungen.
Der Artikel wurde zuletzt am 28. Oktober 2020 durch die IT-Talents-Redaktion aktualisiert.
