So funktioniert Talent Relationship Management (TRM)

Talent Relationship Management

Die passenden IT-Talente rechtzeitig zu finden und zu engagieren ist keine triviale Aufgabe wegen einer starken Marktkonkurrenz. Die Suche nach IT-Talenten ist deshalb eine wichtige aktuelle Aufgabe des Personalmanagements und kann in einem Talent Relationship Management organisiert werden.

Was ist Talent Relationship Management?

Eine besondere Verantwortung des Personalmanagements liegt in der Rekrutierung von jungen IT-Talenten. Begabte Nachwuchstalente sind auf Unterstützung angewiesen, wenn sie auf dem Arbeitsmarkt nach einer passenden Stelle und einem attraktiven sowie zukunftsorientierten Arbeitgeber suchen. Unternehmenseigene Personalabteilungen (Human Resources) wie auch spezialisierte externe Personalagenturen und Personaldienstleistern stehen vor der Aufgabe, die Rekrutierungsprozesse zu verbessern, neu zu gestalten, zu automatisieren und mit Rücksicht auf die Anforderungen des Marktes effizienter zu machen.

Dieser Prozess des Beziehungsmanagements mit potentiellen zukünftigen Arbeitnehmern nennt man auch Talent Relationship Management (kurz: TRM).

Der Prozess kann in mehrere Phasen eingeteilt werden. Die Einteilung sollte entsprechend den Anforderungen im jeweiligen Unternehmen erfolgen. Folgende Grafik verdeutlicht dies beispielhaft.

Der Talent-Relationship-Management-Prozess
Der Talentmanagement-Prozess. Quelle: flachs.net

Es wird deutlich, dass diese Aufgaben Personaler nur durch gut organisierte und optimal funktionierende Rekrutierungsprozesse lösen können. Deshalb nennt man moderne Prozesse, die digital (papierlos) mit Einsatz elektronischer Medien, Datenbanken und Personal-Management-Systeme funktionieren, E-Recruiting.

Was ist und kann ein Talentpool?

Um die bei der Personalsuche verwendeten Managementmethoden und -prozesse optimal und gewinnbringend anzuwenden, muss man deren Gestaltung, Strukturierung, Spezialisierung, Organisation neu denken. Eine Möglichkeit um einen höheren Grad der Automatisierung zu erreichen, ist die Suche nach IT-Talenten mit computergestützte Datenbanken und intelligente Managementsysteme.

Es gilt Personal-Management-Systeme von einzelnen Datensammlungen (Talentdatenbanken/Talentpools) zu funktionsreichen kompletten Talent Relationship Management (TRM) Systemen zu transformiert. Im Optimalfall ist ein dieser „Talentpool“ nicht nur eine Datenbank oder eine Datensammlung von Personal-/Bewerberdaten, sondern kommt einem intelligenten TRM-System gleichstellen.

Ein IT-TRM-System beziehungsweise ein IT-Talentpool ist ein wichtiges Instrument der Mitarbeiterrekrutierung bei der Suche nach jungen IT-Talenten. In solchen Systemen sind alle Etappen der Talentsuche abgebildet und automatisiert – von der Ausschreibung, durch den Bewerbungsprozess, bis zur Einstellung des Bewerbers im Unternehmen. Bei Einhaltung des Datenschutzes bleiben die Personaldaten der IT-Talente im IT-Talentpool gespeichert und können bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt reaktiviert werden.

Bei Klassifizierung von Talenten im Talentpool kann zwischen verschiedenen Kategorien unterschieden werden:

Eine Grundlegende Klassifizierung von Talenten kann wie folgt aussehen:

  • Talente – allgemeine Personalreserven, noch ohne konkreten Stellenbezug;
  • Kandidaten – Talente mit potentiellem Stellenbezug auf eine konkrete Stelle, noch ohne gestarteten Bewerbungsprozess;
  • Bewerber – Talente, die sich für eine Stelle beworben haben;
  • Mitarbeiter – interne kreative Talente mit guten Aufstiegschancen (strategische Fachelite des Unternehmens).

Kandidatensuche in einem Talentpool erfolgt nach bestimmten Suchkriterien. Für IT-Talente sollten solche Kriterien auf IT-spezifischen Merkmale bezogen sein.

Es folgen ein paar Kriterien, die für IT-Talent verwendet werden können:

  • IT-Ausbildung und Ausbildungsnoten
  • Master-Abschluss (FH, Universität) in Fachrichtungen Informatik, Systemintegration o.Ä.
  • Kenntnisse über Programmiersprachen (C++, C#, Java, .NET, PHP u.a.)
  • Netzwerke, Kommunikation, Internet-Technologien
  • Datenbanken (Oracle, PostgreSQL u.a.)
  • Zertifizierungen (Microsoft, Cisco, IBM u.a.)
  • Verfügbarkeit
  • Fremdsprachenkenntnisse
  • Wünsche des Talents

Was sind die Vorteile eines Talentpools und des Talent Relationship Managements?

Welche Suchkriterien letztendlich verwendet werden, hängt zumeist von der Position ab. Wird ein Softwareentwickler, ein Netzwerkadministrator oder ein Web-Designer gesucht? Dadurch ist es möglich, dass in wenigen Sekunden passenden Kandidaten auf dem Bildschirm aufzulisten, die den gestellten Suchkriterien entsprechen. Für die Talentsuche stehen im IT-TRM-System zahlreiche nützliche Features zur Verfügung. Die Suche läuft schnell, so dass Sie den Vorgang mehrmals wiederholen können.

Wir bieten umfangreiche Talentpools, auf die sich IT-Talente für Ihr Unternehmen bewerben können und die bei Bedarf nach passenden Bewerbern durchsucht werden können. Schauen Sie sich in den Talentpools um oder erstellen Sie selber einen Talentpool.

Die Suchkriterien können in weiteren Schritten verfeinert oder geändert werden. Das TRM-System übernimmt für Sie viele Arbeitsschritte und bereitet für Sie die erforderlichen Informationen vor. Sie müssen nur die gefundenen Kandidaten und deren Qualitäten miteinander vergleichen, die Aktualität der Daten überprüfen, um darauf basierend eine Entscheidung treffen.

Unterschiedliche Suchstrategien bei der automatisierten Suche im Talentpool

  • Stichwortsuche nach bestimmten Wörtern
  • Rastersuche nach wiederkehrenden Datenmustern
  • Ein genauer Profilabgleich (matching)

Die Zeit, bis ein Kandidat im Unternehmen eingestellt wird, sinkt bei Einsatz eines automatisierten IT-Talentpools oftmals erheblich. Talentpools lassen auch die Rekrutierungskosten und -aufwand reduzieren.

Talent Relationship Management: Händschütteln von zwei Dummys

Wie gelingt es, die Talente durch Talent Relationship Management an das eigene Unternehmen zu binden?

Die Personalabteilungen müssen nicht nur die Kandidatenprofile in der Datenbank aktualisieren, sondern auch die Kontakte mit Kandidaten per E-Mail oder Telefon pflegen. Dafür ist eine regelmäßige Kommunikation mit den Kandidaten sehr wichtig.

Erfolgsrelevanter Faktor: Beziehungsmanagement

Hauptaufgabe des Talent Relationship Management-Systems ist die Bindung der Talente an das Unternehmen, man kann auch von Beziehungsmanagement sprechen. Bei regulären Kontakten mit einem Kandidat entsteht bei ihm der Eindruck, dass er für das Unternehmen wichtig ist und das Unternehmen Interesse an Fortsetzung der Zusammenarbeit hat. So können Unternehmen der IT-Branche ihre Kandidaten aus dem Talentpool regelmäßig zu verschiedenen internen IT-Events und -Workshops einladen, um gemeinsam über verschiedene Neuigkeiten, Technologien und Trends der IT-Branche zu diskutieren. Dabei besteht für das Unternehmen eine gute Gelegenheit, sich über die aktuelle berufliche Situation des Kandidaten zu informieren und über seine Pläne nachzufragen. Dies ist wichtig für das Unternehmen, um die besten qualifizierten IT-Talente für künftige Stellenangebote im Auge zu behalten.

Auch wenn es sich herausstellt, dass ein Kandidat an einem Wechsel nicht mehr interessiert ist, kann sich die Situation jedoch schnell ändern. Daher bleiben auch solche Kandidaten im Talentpool gespeichert. Außerdem müssen die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. So werden die Daten eines Kandidatenprofils in der Datenbank endgültig gelöscht, wenn sich der Kandidat die Löschung seiner Daten wünscht.

Langfristige Speicherung der Kontakte

Durch Talentpools sind Talentreserven nachhaltig aufbewahrt. Einem Bewerber, der aus irgendeinem Grund keine Stelle im Unternehmen bekommen hat, jedoch dem Unternehmen nach seinen Qualifikationen und Fähigkeiten grundsätzlich passt, zeigt das Unternehmen Interesse an Fortsetzung der Kontakte. Möglicherweise werden demnächst neue Stellen ausgeschrieben, für welche der jeweilige Kandidat aus dem Talentpool doch die beste Wahl sein wird.

Auf Basis der im Talentpool gespeicherten Daten kann das Unternehmen aktiv werden, indem die für eine offene Stelle am besten geeigneten Kandidaten als potentielle Bewerber und Mitarbeiter ausgewählt und direkt angesprochen oder angeschrieben werden. Diese Methode gehört zum Active Sourcing. Um die Beziehungen mit Talenten aus dem Pool zu „erfrischen“, kann das Unternehmen persönliche Einladungen für interessante Unternehmensevents (z.B. Hackathons) oder Veranstaltungen an solche Kandidaten verschicken.

Wie findet man Talente für seinen Talentpool?

Es gibt verschiedene Quellen, aus denen Sie die Talente für Ihre Talentpools finden können und sie so Ihrem Talent Relationship Management zugänglich zu machen:

Ob ein vielversprechender Kandidat aus dem Talentpool tatsächlich über die Qualitäten und Talente verfügt, die er in seinem Bewerberprofil angegeben hat, müssen die Personalabteilung und die Fachabteilung im Laufe des Bewerbungsprozesses prüfen. Insbesondere im IT-Bereich sollen die von einem Talent angegebenen praktischen (hands-on) Erfahrungen, Resultate, Zertifikate überprüfbar sein. Eine solche Überprüfung kann im IT-Unternehmen in Form eines Praktikums des Kandidaten erfolgen.

Fazit

Talentpools, Talentdatenbänke und TRM-Systeme sind ein nachhaltiges Konzept und ein wichtiges Instrument des Talentmanagements. Dieses Instrument kann für konkrete Unternehmensstrategien flexibel gestaltet werden. Folglich muss die Bindung der Talente, Kandidaten, Bewerber und Mitarbeiter an das Unternehmen durch die Personalabteilungen gezielt ausgebaut und gestärkt werden. Die Rekrutierung wird mithilfe der TRM-Mechanismen, -Methoden und -Tools vom HR-Personal professionell durchgeführt werden. Deshalb sind TRM-Schulungen für die HR-Mitarbeiter vorgesehen. Der Nutzen des TRM bzw. des Talentpools soll in jeder Etappe des Rekrutierungsprozesses messbar sein.

Das TRM-System muss sinnvoll, lebendig und nützlich sein, effizient funktionieren und nicht nur für Marketingzwecke des Unternehmens dienen. Die HR-Mitarbeiter sollen sicherstellen, dass das System bei Bindungen der Talente tatsächlich hilft.

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